· Cuando la reserva está reconfirmada por un afiliado a un fondo de empleados, cualquier solicitud de cambio, cancelación, reembolsos, reversión o cruce de cuentas debe solicitarla directamente el afiliado. Por otro lado, si la reserva es reconfirmada mediante el fondo de empleados cualquier solicitud debe ser canalizada directamente por el fondo, para ello se debe tener en cuenta el código de agencia externa con el cual se genere la reservación.

Cruces de cuentas

· Para aplicar un cruce de cuentas las fechas de viaje deben estar a mínimo 8 días desde la radicación del formato de cruce de cuentas a través del PQR.

· El cruce de cuentas debe ser solicitado a través del formato establecido el cual encuentras al final de esta comunicación y el mismo debe estar firmado por la persona autorizada por la agencia de viajes y en papel membrete de la misma; éste documento debe ser radicado a través de la opción PQR y el tiempo de respuesta es de 6 días calendario.

Devoluciones


· Para los casos en los que se requiera que el reembolso se realice a la cuenta de un tercero, debes adjuntar la certificación bancaria del tercero y un documento autenticado ante notaría donde autoriza a pagar a la cuenta del tercero el valor de la reserva, indicando el código de la misma.

· La devolución del dinero debe ser solicitado a través del formato establecido el cual encuentras al final de esta comunicación y el mismo debe estar firmado por la persona autorizada por la agencia de viajes y en papel membrete de la misma; éste documento debe ser radicado a través de la opción PQR.

· Las solicitudes de reembolso o reversión tienen una duración de 30 días calendario desde el momento de su solicitud, en caso de devolución o rechazo porque no se cumplen con los requisitos o falta de información del formulario o mal diligenciamiento del mismo, los 30 días calendario empezarán desde el momento de la nueva radicación de la solicitud.

· Toda solicitud de reembolso implica una penalidad de $50.000 correspondiente a los gastos administrativos.

Cualquier inquietud escríbenos a través de la opción PQR o comunícate a nuestro contact center en bogota 6465858 y para el resto del país 01 8000 413 515opción 2-4.

· Es obligatorio que toda la documentación cuente con una previa revisión y aprobación por parte de Servincluidos LTDA. Para reservas de Es-cool debe enviarse mínimo 15 días antes del ingreso al hotel a nuestro departamento de grupos y en reservas individuales mínimo 3 días antes de ingreso al hotel a través de nuestro departamento de reconfirmaciones.
· Esta autorización NO sustituye el permiso de salida del país establecido por la oficina de migración de Colombia, el cual debe presentarse de acuerdo con las directrices emitidas por esa entidad. Verificar requisitos en www.migracioncolombia.gov.co.
· Esta autorización deben emitirla los padres conjuntamente. Si el padre o madre que otorga la autorización, se encuentra en el exterior, el permiso debe estar autenticado ante el consulado colombiano.
· Cuando uno de los padres haya fallecido, debe presentarse el certificado de defunción del mismo. En caso de fallecimiento de los dos padres, la autorización debe ser suscrita, conforme a la Ley, por el representante legal o tutor del(a)menor.
· Cuando se desconozca el paradero de los padres o de uno de ellos, cuando este o estos no están en condiciones de otorgar el permiso o cuando se carezca de representante legal. La autorización deberá tramitarse ante el ICBF.
· En el caso que los padres vivan en lugares diferentes, debe indicarse el lugar de residencia de cada uno de ellos y autenticar el permiso en una Notaria del Círculo de su domicilio, con reconocimiento de firma y contenido.
· Junto a este permiso, el cual debe presentarse en el momento de ingreso al hotel en original y con reconocimiento de firma y contenido ante notario, debe anexarse registro civil de nacimiento del(a) menor y copia de la identificación de quien(es) emite(n) la autorización. Si al momento del ingreso al hotel no se cumple con todo los requisitos aquí indicados, NO se permitirá el ingreso del(a) menor y se cobrará las penalidades que existan para la fecha del viaje.
· Solo se puede autorizar a personas mayores de edad según la legislación Colombiana.
· AL FIRMAR ESTA AUTORIZACIÓN, MANIFIESTO QUE CONOZCO LAS CONSECUENCIAS DE LA EXPLOTACIÓN Y ABUSO SEXUAL DE MENORES ESTABLECIDAS EN EL ART. 17 DE LA LEY 679 DE 2001 Y DEMÁS NORMAS QUE LA MODIFICAN O ADICIONAN.

Procedimiento de cotización:

· La agencia diligencia el formato de cotización con el requerimiento del cliente.
· La agencia envía el formato diligenciado al correo: grupos.cotizaciones@decameron.com con copia al correo electrónico del ejecutivo comercial de Hoteles Decameron que hace acompañamiento a la cuenta.
· Las solicitudes de cotización también podrán ser realizadas por la agencia a través de nuestra página web ingresando al portal agencia.decameron.com, eventos, solicita tu cotización.
· Hoteles Decameron confirma recibido mediante correo electrónico y se le indica a la agencia el tiempo de respuesta de 48 a 72 horas.
· Hoteles Decameron contactará a la agencia en caso de requerir información adicional.
· Si se trata de cotizaciones con tiquetes aéreos hoteles Decameron entregará una tarifa intermedia de referencia y en el momento de confirmación se ajustará la tarifa más económica de acuerdo con la disponibilidad en las fechas y rutas requeridas.
· La cotización se enviará por correo electrónico a la agencia y el ejecutivo comercial de Hoteles Decameron realizará seguimiento para aclarar posibles dudas e inquietudes.

Procedimiento de confirmación:

· La agencia enviará un correo electrónico de confirmación aclarando las fechas y número de habitaciones a bloquear.
· Hoteles Decameron procederá a solicitar el bloqueo de habitaciones a la Central de reservas y confirmará el bloqueo a la agencia vía correo electrónico en los dos días siguientes a la solicitud de acuerdo a disponibilidad.
· El bloqueo de habitaciones se realizará por un plazo máximo de 10 días en sistema o según plazo otorgado por la Central de reservas. Durante este tiempo se tramitará Oferta Mercantil para ser firmada por la agencia en señal de aceptación de los servicios a contratar y el depósito correspondiente o pago total de acuerdo a fecha de viaje.
· Una vez se reciba Oferta Mercantil firmada por el representante legal de la agencia, el bloqueo de habitaciones queda confirmado.
· Para confirmación de grupos con reservas de tiquetes aéreos, la agencia enviará la solicitud formal a Hoteles Decameron incluidos los nombres completos de los participantes con su respectivo documento de identidad en caso de contar con los mismos, para proceder a incluir dentro de la Oferta Mercantil. El plazo de pagos de tiquetes aéreos es inmediato o según el plazo otorgado por la aerolínea.
· Junto con el envío de la oferta Hoteles Decameron hará llegar listado de pasajeros con las reservas aéreas correspondientes para visto bueno y verificación de la agencia. Una vez la agencia haga envío de oferta firmada y depósito se emitirán los tiquetes.
· En el caso de tener los cupos por contrato se solicitará a la agencia verificación de nombres en el tiempo que se establezca en el contrato con la aerolínea.

Procedimiento de pago y facturación:

· El plan de pagos de grupos, eventos y convenciones se establecerá con base a un primer depósito que debe cubrir el valor de la primera noche de alojamiento del grupo más el costo total de los tiquetes aéreos en caso de que la negociación incluya este servicio.
· El saldo del grupo debe estar pago en su totalidad a más tardar 30 días antes del ingreso del mismo al hotel.
· La agencia podrá realizar el pago de los depósito correspondientes a través de las siguientes formas de pago:
◦ Consignación en efectivo
◦ Transferencia bancaria
◦ Pago en efectivo o tarjeta debito en una de nuestras oficinas de atención al público
◦ Cheque de gerencia mínimo 10 días antes del viaje
◦ Los pagos deberán ser realizados a la cuenta corriente No. 001071964335 del Banco DAVIVIENDA, a nombre de Servincluidos Ltda.
· La agencia hará envío de la copia de la consignación o del pago realizado a Hoteles Decameron al correo del líder operativo que maneja el evento.
· Servicios adicionales que no se encuentren en oferta inicial serán solicitados por la agencia a través de correo electrónico y Hoteles Decameron procederá a generar un anexo a la oferta para su confirmación con su respectivo plan de pagos.
· Una vez la agencia realice el pago del saldo total del grupo, hoteles Decameron procederá a radicar factura del evento y a emitir voucher de viaje.
· Para servicios adicionales imprevistos que resulten durante la operación del evento en el hotel, el pago se hará directamente en el hotel inmediatamente después de solicitado el mismo.

Lineamiento para cambios en los porcentajes de comisión:

· En el caso de que se realice un cambio en los porcentajes de comisión definidos en los contratos y/o acuerdos comerciales, se le notificará y socializarán los parámetros para dicha transición.
· Se fijará una fecha de inicio del cambio realizado y se establecerá la vigencia de las reservas que se encuentren pendientes por facturar, y el proceso a seguir para los cambios y cancelaciones de reservas reconfirmadas con pago total y que puedan presentar afectación al momento de generar las modificaciones.

Lineamientos para Over commission:

· En el caso en el que se encuentre autorizada una over commission se establecerán las condiciones de la Over incluyendo: Meta de ventas, fechas y destinos aplicables, porcentaje (%) adicional de comisión.
· Se definirá la forma de pago de la over commission, vigencia y montos autorizados.
· La información se soportará en la carta de condiciones de las over commission según Anexo “Carta aclaratoria de términos y condiciones” la cual será remitida por el ejecutivo comercial asignado.
· Nuestro departamento Comercial suministrará la liquidación aprobada por Contraloría a como aval para el proceso de facturación de las over commission y revisión de la agencia.
· La agencia externa debe radicar la factura correspondiente y adjuntar el soporte con las firmas de aprobación enviado por el área Comercial, si no se recibe el documento como adjunto de la factura o no se encuentra con las firmas correspondientes el área contable estará en la facultad de rechazar la factura.

Lineamiento para disminución de la comisión por disminución en la venta:

En el caso en el que se realice cambios por disminución o aumento en los servicios solicitados en un reserva reconfirmada con pago total, los cuales se pueden presentar antes del uso del plan, se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

· Cuando se presenten aumentos de servicios procede una segunda o tercera factura, en consecuencia, la agencia debe generar la factura de Comisión pactada al momento del respectivo cambio.
· En el caso de disminución de servicios, por afectación de impuestos se debe generar la factura por el valor realmente utilizado por el cliente (por parte de Servincluidos Ltda), lo que implica la anulación de la factura inicial y refacturación según corresponda.
· Las disminuciones en los servicios vendidos ocasionan reducción en la comisión generada a la agencia en la venta inicial (disminución de la base de Comisión), la cual debe ser ajustada por la agencia de viajes por medio de una nota crédito parcial aplicando los impuestos y retenciones según corresponda o la agencia podrá generar nota crédito total de la factura inicial y generar una nueva factura con los valores ajustados a la venta.
· Una vez la agencia de viajes envíe la nota crédito parcial emitida (correspondiente a la reducción del plan), Servincluidos Ltda., procede a generar la nueva factura y el voucher con los cambios solicitados, sin este documento no es posible emitir el nuevo voucher y la nueva factura, documentos indispensables con los que el cliente ingresa al hotel en los casos de reservas con viaje a futuro.
· En los casos en que la agencia de viajes solicite el cruce de cuentas o devolución y previamente haya generado una reducción en la venta inicial (planes con viaje meses anteriores), la agencia debe enviar la nota crédito para disminuir la comisión según corresponda, y así emitir la factura con base a los servicios realmente utilizados por el cliente y con el saldo a favor que se genera posterior al descuento de estos servicios o penalidades según aplique, para posteriormente generar proceso contable a lugar, es de mencionar que, no es posible entregar la carta contable para la consolidación del reembolso, cruce o reversión en los casos en los que no se cumpla con este proceso.
· En los casos en que la agencia externa haya generado factura de Comisión posterior a la venta (para pago por transferencia o cruce con decanato de cartera) la nota crédito parcial se debe aplicar a la siguiente factura de Comisión que se tenga pendiente por pagar o por compensar, en los casos de agencias externas con crédito.
· En todos los casos, el área de contabilidad restará el valor de la comisión de la nota crédito.

Agradecemos su apoyo para el cumplimiento a cabalidad de este proceso.

Solicitamos se haga extensivo este comunicado a sus equipos de trabajo y a todos los involucrados.